Datenschutzrichtlinie des Partnerschaftsvereins Waltenhofen-Plabennec e.V.

Diese datenschutzrechtliche Information nach Art. 13 DSGVO gilt für die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten. Die separate Datenschutzerklärung zur Erhebung personenbezogener Daten über die Webseite des Vereins (www.partnerschaftsverein-waltenhofen.de) wird auf der genannten Internetseite für die Besucher der Webseite bereitgestellt.

1. Verantwortlichkeit

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist der

Partnerschaftsverein Waltenhofen-Plabennec e.V., Fischener Str. 20,  87448 Waltenhofen
gesetzlich vertreten durch den Vorstand nach § 26 BGB, Frau Astrid Gentzsch;

E-Mail: vorstand@partnerschaftsverein-waltenhofen.de

3. Zwecke, für die personenbezogenen Daten verarbeitet werden:

Zur Erfüllung der satzungsgemäßen Aufgaben des Vereines und der Verpflichtungen, die sich aus der Mitgliedschaft ergeben, werden im Verein unter Beachtung der rechtlichen Vorschriften, insbesondere der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sowie des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) folgende personenbezogene Daten von Vereinsmitgliedern (von Funktionsträgern) digital gespeichert:

Name, Adresse, Geburtsdatum, Geschlecht, Telefonnummer, E-Mailadresse, Bankverbindung, Zeiten der Vereinszugehörigkeit und Bilder.

Die in der Beitrittserklärung für Mitglieder erhobenen personenbezogenen Daten werden ausschließlich für die Durchführung des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet. Sie werden zum Zwecke der Mitgliederverwaltung, des Beitragseinzuges, der Übermittlung von Vereinsinforma-tionen, der Einladung zu Versammlungen durch den Verein verarbeitet und genutzt.

Eine Übermittlung von Teilen dieser Daten findet an das Deutsch-Französische Jugendwerk statt. Diese Datenübermittlungen sind notwendig zum Zweck der Einwerbung von öffentlichen Fördermitteln. Eine Datennutzung für Werbezwecke findet nicht statt.

E-Mail-Adresse und Telefonnummer (soweit erhoben) werden vom Partnerschaftsverein Waltenhofen-Plabennec e.V. zum Zwecke der Kommunikation genutzt. Eine Übermittlung von E-Mail- Adresse und Telefonnummer, wird nur mit ihrer Einwilligung an Dritte vorgenommen.

Im Zusammenhang mit seinem Betrieb sowie sonstigen satzungsgemäßen Veranstaltungen veröffentlicht der Verein personenbezogene Daten und Fotos seiner Mitglieder in seiner Vereinszeitung sowie auf seiner Homepage und übermittelt Daten und Fotos zur Veröffentlichung an Print- und Telemedien.

Eine anderweitige, über die Erfüllung seiner satzungsgemäßen Aufgaben und Zwecke hinausgehende Datenverwendung ist dem Verein – abgesehen von einer ausdrücklichen Einwilligung – nur erlaubt, sofern er aufgrund einer rechtlichen Verpflichtung, der Erfüllung eines Vertrages oder zur Wahrung berechtigter Interessen, sofern nicht die Interessen der betroffenen Personen überwiegen, hierzu verpflichtet ist. Ein Datenverkauf ist nicht statthaft.

Beabsichtigt der Partnerschaftsverein Waltenhofen-Plabennec e.V., die personenbezogenen Daten für einen anderen Zweck weiterzuverarbeiten als den, für den die personenbezogenen Daten erhoben wurden, so informiert er vor dieser Weiterverarbeitung die betroffenen Personen über diesen anderen Zweck und holt sich ggf. die entsprechenden Einwilligungen.

4. Rechtsgrundlagen, auf Grund derer die Verarbeitung erfolgt:

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt in der Regel aufgrund der Erforderlichkeit zur Erfüllung eines Vertrages gemäß Artikel 6 Abs. 1b DSGVO. Bei den Vertragsverhältnissen handelt es sich in erster Linie um das Mitgliedschaftsverhältnis im Verein.

Werden personenbezogene Daten erhoben, ohne dass die Verarbeitung zur Erfüllung des Vertrages erforderlich ist, erfolgt die Verarbeitung aufgrund einer Einwilligung nach Artikel 6 Abs. 1a DSGVO.

Die Veröffentlichung personenbezogener Daten im Internet oder in lokalen oder regionalen Printmedien erfolgt zur Wahrung berechtigter Interessen des Vereins (Artikel 6 Abs. 1f DSGVO). Das berechtigte Interesse des Vereins besteht in der Information der Öffentlichkeit durch Berichtserstattung über die Aktivitäten des Vereins. In diesem Rahmen werden personenbezogene Daten einschließlich von Bildern von gesellschaftlichen Veranstaltungen auf der Webseite des Vereines oder sonstigen Vereinspublikationen veröffentlicht und an die Presse zum Zwecke der Veröffentlichung ohne spezielle Einwilligung weitergegeben.

Abbildungen von genannten Einzelpersonen und identifizierbaren Gruppen hingegen bedürfen einer Einwilligung der abgebildeten Personen.

5. Die Empfänger und Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Zugriff auf personenbezogene Daten haben beim Partnerschaftsverein Waltenhofen-Plabennec e.V. nur solche Personen, die diese Daten zur Durchführung ihrer Aufgaben innerhalb der verantwortlichen Stelle benötigen, die über die gesetzlichen Bestimmungen zum Datenschutz informiert sind und sich gemäß der geltenden gesetzlichen Bestimmungen verpflichtet haben, diese einzuhalten. Die Erhebung, Verarbeitung, Nutzung und Übermittlung der erhobenen personenbezogenen Daten erfolgt nach Art. 6. Abs. 1 EU-DSGVO, jeweils nur in dem Umfang, der für die Durchführung eines Vertragsverhältnisses zwischen dem Partnerschaftsverein Waltenhofen Plabennec e.V., als verantwortlicher Stelle, und dem Mitglied als Betroffenem, erforderlich ist.

Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Verein (z.B. Vorstandsmitgliedern) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert.

Die Daten der Bankverbindung der Mitglieder werden zum Zwecke des Beitragseinzugs an die Raiffeisenbank Kempten-Oberallgäu weitergeleitet.

Zur Wahrnehmung satzungsgemäßer Mitgliederrechte kann bei Verlangen der Vorstand gegen die schriftliche Versicherung, dass die Adressen nicht zu anderen Zwecken verwendet werden, Mitgliedern, bei Darlegung eines berechtigten Interesses Einsicht in das Mitgliederverzeichnis gewähren (z.B. für die Mitgliederversammlung).

Den Organen des Vereins, allen Mitarbeitern oder sonst für den Verein Tätigen ist es untersagt, personenbezogene Daten unbefugt zu anderen als dem zur jeweiligen Aufgabenerfüllung gehörenden Zweck zu verarbeiten, bekannt zu geben, Dritten zugänglich zu machen oder sonst zu nutzen. Diese Pflicht besteht auch nach dem Ausscheiden des Mitglieds aus dem Verein fort.

Die vereins- und personenbezogenen Daten werden durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor dem Zugriff Dritter geschützt.

6.Speicherdauer und Speicherfristen

Die personenbezogenen Daten werden für die Dauer der Mitgliedschaft gespeichert.

Bei Beendigung der Mitgliedschaft werden personenbezogene Daten gelöscht, sobald ihre Kenntnis nicht mehr erforderlich ist. Daten, die einer gesetzlichen oder satzungsmäßigen Aufbewahrungs-pflicht unterliegen, werden für die weitere Verwendung gesperrt und nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht gelöscht.

Bestimmte Datenkategorien werden zum Zweck der Vereinschronik im Vereinsarchiv gespeichert. Hierbei handelt es sich um die Kategorien Vorname, Nachname, Anschrift, Kontaktdaten, Vereinszugehörigkeit, Ereignisse, an denen die betroffene Person mitgewirkt hat (Reisen). Der Speicherung liegt ein berechtigtes Interesse des Vereins an der zeitgeschichtlichen Dokumentation des deutsch-französischen Austausches zugrunde. Alle Daten der übrigen Kategorien (z.B. Bankdaten) werden mit Beendigung der Mitgliedschaft bzw. nach Ende der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gelöscht.

7. Rechte der betroffenen Personen

Der betroffenen Person (Mitglied, Funktionsträger,) stehen unter den in den Artikeln jeweils genannten Voraussetzungen die nachfolgenden Rechte zu:

1) Recht auf Auskunft:

Jede betroffene Person kann Auskunft gem. Art. 15 DSGVO über ihre vom Partnerschaftsverein Waltenhofen-Plabennec e.V. verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen. Im Auskunfts- antrag sollte das Anliegen präzisiert werden, um dem Verein das Zusammenstellen der erforderlichen Daten zu erleichtern. Unter bestimmten Umständen kann das Auskunftsrecht gemäß den gesetzlichen Vorschriften (insbesondere § 34 BDSG und Art. 10 BayDSG) eingeschränkt sein. Die Auskunft erfolgt innerhalb eines Monats.

2) Recht auf Berichtigung:

Die betroffene Person hat das Recht auf Berichtigung fehlerhafter Daten nach Art. 16 DSGVO.

3) Recht auf Löschung:

Die betroffene Person kann unter den Bedingungen des Art. 17 DSGVO die Löschung ihrer personenbezogenen Daten verlangen, soweit nicht rechtliche Regelungen entgegenstehen.

4) Recht auf Einschränkung der Verarbeitung:

Die betroffene Person haben im Rahmen der Vorgaben des Art. 18 DSGVO das Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung der sie betreffenden Daten zu verlangen.

5) Recht auf Datenübertragbarkeit

Die betroffene Person hat das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO.

6) Recht auf Widerspruch:

Die betroffene Person hat nach Art. 21 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit das Recht, der Speicherung der Daten, die nicht im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben für bestimmte Zeiträume vorgehalten werden müssen, im Rahmen der Vorgaben der DSGVO für die Zukunft zu widersprechen.

Wenn personenbezogene Daten auf Grundlage einer Einwilligung verarbeitet werden, hat die betroffene Person das Recht, die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft gegenüber zu widerrufen.

Ein Widerruf ist per E-Mail an vorstand@Waltenhofen-Plabennec.de zu richten.

7) Recht auf Beschwerde:

Wenn die betroffene Person der Auffassung ist, dass der Partnerschaftsverein Waltenhofen Plabennec e.V. bei der Verarbeitung ihrer Daten datenschutzrechtliche Vorschriften nicht beachtet hat, kann sie sich nach Artikel 77 DSGVO mit einer Beschwerde an die Aufsichtsbehörde, das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht, wenden.

Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Beschränkungen aus §§ 34, 35 BDSG.

Vorgehen bei der Wahrung der Betroffenenrechte

Bei der Wahrung der Betroffenenrechte (auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung) wird sichergestellt, dass die Person, die eine Wahrung ihrer Rechte begehrt, eindeutig identifizierbar ist. So kann erreicht werden, dass die zu beauskunftenden Daten nicht unbefugten Dritten zur Verfügung gestellt werden.

Aus diesem Grund kann die verantwortliche Stelle bei begründeten Zweifel an der Identität eines Antragstellers auf Datenauskunft nach Art. 12 Abs. 6 DSGVO zusätzliche Informationen zur Bestätigung der Identität nachfordern (z. B. eine Postadresse oder das Geburtsdatum besonders bei elektronischem Auskunftsantrag). Die Anforderung eines eingescannten amtlichen Ausweispapiers ist (speziell in Deutschland) nicht zulässig.

Stand: 10.9.2021